Klachtenprocedure
Versie april 2022
De klachtenprocedure is bedoeld voor medewerkers en klanten van Moll Academy, als middel om integer en transparant met klachten om te gaan binnen de organisatie.
Hieronder volgen de algemene bepalingen, waarvan dit de samenvatting is:
1. Moll Academy heeft twee vertrouwenspersonen die medewerkers of klanten kunnen benaderen bij een klacht, te weten:
a. Mevrouw Roos van Nimwegen, e-mail: r.vannimwegen@mollacademy.nl
b. De heer Adriaan Chan, e-mail: a.chan@mollacademy.nl
2. Deze vertrouwenspersoon zal de klacht behandelen door eerst een informele oplossing te zoeken en indien dit niet mogelijk is over te gaan tot een onderzoek, waarbij alle betrokkenen gehoord worden. Hierna volgt een conclusie en aanbevelingen voor de te nemen maatregelen. Alle klachten worden vertrouwelijk behandeld.
Algemene bepalingen
Artikel 1
In dit reglement wordt verstaan onder;
a: seksuele intimidatie: ongewenste seksuele toenadering, verzoeken om seksuele gunsten of ander verbaal, non-verbaal of fysiek gedrag van seksuele aard waarbij: onderwerping aan dergelijk gedrag, impliciet of expliciet, wordt gebruikt als voorwaarde voor de tewerkstelling van een persoon, beslissingen die het werk van deze persoon raken, met tot doel de werkprestaties aan te tasten en/of een vijandige en intimiderende of onaangename werkomgeving te creëren;
b: agressie en geweld: en waarbij tevens sprake is van 1 van de volgende punten: verbaal, psychisch of fysiek geweld zoals schelden en beledigen, lastig vallen, het onder druk zetten, bedreigen met fysiek geweld en irriteren, treiteren en schelden en discrimineren in verband met ras of geloofsovertuiging, schoppen, slaan, spugen, het gooien met voorwerpen, bijten en vastgrijpen, waarbij onderwerping aan dergelijk gedrag wordt gebruikt als voorwaarde voor de tewerkstelling van een persoon, beslissingen die het werk van deze persoon raken, met tot doel de werkprestaties aan te tasten en/of een vijandige en intimiderende of onaangename werkomgeving te creëren;
c: enig andere klacht: een andere situatie waarbij de klager behoefte heeft om een klacht aanhangig te maken bij de vertrouwenspersoon.
Artikel 2
De vertrouwenspersoon heeft, onverminderd hetgeen daaromtrent in dit reglement verder is bepaald, in elk geval tot taak;
a. zichzelf bekend te maken als vertrouwenspersoon binnen de organisatie;
b. de opvang van de klager/klaagster met klachten over seksuele intimidatie, agressie en geweld, of enig andere klacht te verzorgen. De vertrouwenspersoon zoekt samen met de klager naar eventuele mogelijkheden om het probleem in de informele sfeer tot een oplossing te brengen;
c. indien het op informele wijze niet mogelijk is, wordt er gezocht naar een formele oplossing door het instellen van een onderzoek (waarbij tenminste hoor- en wederhoor van alle partijen plaatsvindt) naar de ingediende klacht, gevolgd door een conclusie en wordt er een advies aan de directie over eventueel te nemen maatregelen uitgebracht;
d. de klager door te verwijzen naar externe deskundigen als verdere opvang noodzakelijk is;
e. zorg te dragen voor de nazorg van de klager voor zover mogelijk en binnen het mandaat van Moll Academy als bedrijf.
Artikel 3
Indien de vertrouwenspersoon zelf klager of beklaagde is in de procedure dan zal er door de directie een andere vertrouwenspersoon worden aangewezen voor de behandeling van die klacht.
Artikel 4
De vertrouwenspersoon is voor de uitvoering van de functie verantwoording schuldig aan de directie van Moll Academy.
Artikel 5
De vertrouwenspersoon heeft de bevoegdheid tot;
a. het zelfstandig raadplegen van externe deskundigen;
b. het horen van alle betrokkenen van alle afdelingen in de organisatie, inclusief de directie. Er wordt geacht vertrouwelijk met de informatie om te gaan en de uitvoering van de taken te beperken tot noodzakelijke handelingen;
c. het bijstaan van de klager gedurende de klachtenprocedure;
d. het formuleren van een conclusie na onderzoek en aanbevelingen voor de betrokkenen en de organisatie in het algemeen.
Artikel 6
De vertrouwenspersoon dient te allen tijde vertrouwelijk om te gaan met de klacht van de klager en zal dan ook geen actie ondernemen zonder toestemming van de klager.
Artikel 7
De vertrouwenspersoon legt van elke behandelde klacht een dossier aan. Het dossier blijft vertrouwelijk binnen de organisatie, behalve voor de betrokken partijen en de directie.
Artikel 8
De vertrouwenspersoon brengt verslag uit over de ervaringen, uitgebrachte adviezen en gesignaleerde knelpunten aan de directie.
Artikel 9
De directie draagt er zorg voor dat aan de vertrouwenspersoon de faciliteiten die nodig zijn voor de uitvoering van de opgedragen taken, ter beschikking worden gesteld. Deze faciliteiten omvatten in ieder geval;
a. een ruimte om gesprekken te voeren zodanig dat de privacy van de klager optimaal gewaarborgd wordt;
b. een budget voor het voeren van gesprekken extern;
c. een training in het kader van deskundigheidsbevordering.
Artikel 10
De vertrouwenspersoon stelt zich onpartijdig, onafhankelijk en deskundig op met betrekking tot de emotionele en formele aspecten van seksuele intimidatie, agressie en geweld.
PROCEDURE
Artikel 11
Een klacht kan, gedurende een periode van 6 maanden na het voorval, schriftelijk worden ingediend bij de vertrouwenspersoon namens de klager of door de klager zelf.
Artikel 12
De klacht wordt schriftelijk of mondeling bij de vertrouwenspersoon ingediend onder vermelding van;
a. de omschrijving van de seksuele intimidatie, agressie en geweld, pesten of discrimineren of enige andere ingediende klacht;
b. de naam van de beklaagde.
Artikel 13
1. De vertrouwenspersoon bevestigt de ontvangst van de klacht aan de klager binnen 3 dagen.
2. Binnen ten hoogste 4 weken na ontvangst van de klacht stelt de vertrouwenspersoon de klager in de gelegenheid om zijn klacht toe te lichten. Van deze toelichting wordt een verslag opgesteld en aan klager gezonden.
3. De vertrouwenspersoon onderzoekt de klacht en maakt een verslag van dit onderzoek met een conclusie en aanbevelingen om de klacht te adresseren. Dit verslag wordt gedeeld met de klager en de directie van Moll Academy.
4. Indien de aanbevelingen voortvloeiend uit het onderzoek de klager niet tevreden stellen, kan de klager in beroep bij een onafhankelijke derde. Moll Academy kan op verzoek de gegevens delen van deze onafhankelijke derde. De klager kan deze gegevens opvragen door een mail te sturen aan s.moll@mollacademy.nl.
5. De onafhankelijke derde zal de klacht behandelen en de beslissing die daar uit voortvloeit is bindend voor Moll Academy. Moll Academy zal eventuele consequenties snel ten uitvoer brengen.
OVERIGE EN SLOTBEPALINGEN
Artikel 14
1. Alle medewerkers van het bedrijf zijn verplicht te verschijnen indien zij door de vertrouwenspersoon (schriftelijk) worden opgeroepen om te worden gehoord.
2. Alle bij de behandeling van een klacht betrokken personen zijn tot geheimhouding verplicht met betrekking tot gegevens die hen ter kennis komen en zij beschermen de privacy van betrokkenen in het kader van de behandeling.
3. De directie ziet erop toe dat;
a. tijdens de behandeling van een klacht geen van de betrokkenen er nadeel van ondervindt dat een klacht aanhangig is gemaakt;
b. de vertrouwenspersonen geen nadeel ondervinden ten gevolge van het vervullen van die functie.
Artikel 15
De directie zorgt ervoor dat de vertrouwenspersonen bekend worden gemaakt binnen het bedrijf en voor externen.
Artikel 16
De vertrouwenspersonen brengen aan de directie verslag uit over het aantal behandelde klachten, de aard daarvan en de ter zake gegeven adviezen. Het in de eerste zin bedoelde verslag bevat tevens op basis van hun bevindingen hun gezamenlijke voorstellen aan de directie ter zake van voorkoming en bestrijding van seksuele intimidatie, agressie en geweld, discriminatie en pesten.
Artikel 17
De dossiers worden bewaard gedurende de daarvoor staande wettelijke termijn van vijf jaar, waarna ze worden vernietigd. Persoonsgegevens worden verwijderd uiterlijk twee jaar nadat de klacht is afgehandeld, tenzij de persoonsgegevens noodzakelijk zijn ter voldoening aan een wettelijke bewaarplicht of in het kader van volledig begrip van de klacht.